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【コラム】絶対、失敗しない。中小企業における人事評価システムの選び方

企業にとって、人事情報は重要なデータの一つです。昨今では人事情報をシステム(HRTech)で一元管理し企業人事に活かす会社も増えています。皆様の中にも、給与計算や社会保険手続きを電子化するために、システムを導入されているケースが多いと思いますが、人事関連(人事評価やタレントマネジメント)のシステムの導入についてはいかがでしょうか。

 

 前回のコラムにも記載したとおり、企業における人材育成の重要要素の1つである人事評価制度をより効果的に運用するツールが人事評価システムです。市場に溢れている様々な人事評価システムから自社に合うシステムを選ぶには、どのような点に注目すればいいのか、今回は「絶対失敗しない人事評価システムの選び方」についてポイント解説します。

 

  1. 機能面

 人事評価制度は企業によって様々です。各社多様な人事評価制度をシステムで対応しようとして、人事評価システムはとても複雑な仕様となっている傾向があります。また、人事評価に関連する多様な機能を搭載しているシステムも多く、「いざシステムを導入してみたものの多機能すぎて(複雑すぎて)扱いにくい」といった声をお聞きする場合があります。

 機能面で注目するポイントとしては、下記に注目することをおススメします。

  • 自社の人事評価制度をそのまま活用できる
  • 自社に必要のない機能は省くことができる
  • 仕組みがシンプルで扱いやすい

 

  1. 他システムとのデータ連携

 人事データは、勤怠情報や給与情報、労務関連情報と、それぞれが別のシステムに格納されている場合が多いと思います。それぞれのシステムで人事マスタが共有できないと、情報更新の際に全てのシステムの人事マスタを漏れなく更新する、という作業負荷が発生します。それぞれのシステムのデータがCSVで取り込めたり、自社が導入している「他システムとのデータ連携ができる」という点は、人事評価システムを選ぶ際の重要ポイントとなります。

 

  1. 操作性について

 どのシステムにも共通していえることですが、システムを利用する上で「操作性」は重要な要素だと思います。どんなに機能的に素晴らしいシステムでも、使いにくいとシステムを上手く活用できない可能性もあるので、システム選定の際には、そのユーザインターフェイスにも注目するといいでしょう。また、ページ遷移やデータ入力、更新時の動作などは、パンフレットやHPでは確認ができませんので、デモや動画にて実際の動きを確認してみるのもおススメです。

 なお、見落としがちなポイントですが、人事評価システムは人事担当者だけが使用するものではありません。人事評価システムの選定においては、年に数回しか使わない現場社員や管理職がユーザーとなることも想定しておくべきで、そういった方がストレスなく使用できるかどうか、というのも重要なポイントです。

 

  1. サポート体制

 システム利用中には、マニュアルだけでは解決しない問題や予想しないトラブルが発生することも多々あります。電話やメールでのサポートはもちろん、訪問対応やリモート対応などのサポート体制の有無、サポートを受ける際の費用についても各社様々です。システム選定時には、いずれも確認しておくべきポイントです。

 

  1. 利用料金

 企業の責任者様にとっては、システム利用の料金も気になると思います。とは言っても、価格が安ければ良いというわけではありませんので、前述したシステム選定時のポイントを押さえつつ、各社の見積もりを取った上で総合的に判断されることをおススメします。

 

 人事評価システムを導入することで、人事評価にかかる業務を大幅に効率化でき、システムに蓄積されるデータを活用すれば、企業人事を更に効果的に行うことができるようになります。今回ご紹介した「人事評価システム選定のポイント」を自社に合ったシステム選びの参考にしてみてください。

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