会社にとって「人」は重要な資産であり、“人材の活用・活性化”は企業規模に関わらず大きなテーマです。

中小企業において、特に社員数が30人未満くらいであれば、個々の業績や能力を評価者である経営者が把握し、評価することは難しいことではないと思いますが、一方で、社員数が50名を超えたり、支店や店舗など拠点が増えると経営者自らすべての社員を評価することは物理的にも難しくなり、人事評価や等級制度、賃金制度などのいわゆる“人事制度（図①参照）”の仕組みが必要となってきます。

図①：人事制度の構成

理想は、会社・社員双方の視点からも明確な人事制度があり、そのルールに基づいて運用ができることですが、人的リソースやノウハウが不足しがちな中小企業においては、人事制度を運用し続けることは容易ではありません。

特に、毎期、運用する人事評価制度は人事部門・評価者・被評価者に相応の作業負担が発生し、結果として制度の運用が形骸化している、といったケースもあり、悩ましいところです。

 

このような中小企業における人事評価制度の運用上の課題を解決するツールが人事評価システムとなります。

人事評価をシステムで管理することにより、人事評価業務の大幅な効率化のほかにも人事評価結果のデータ化による効果など、多くのメリットが見込まれますので、今回は人事評価システムを活用するメリットを５つをご紹介します。

 

（１）人事評価業務の効率化

人事評価システムを利用する大きなメリットは、人事評価業務に要する時間が大幅に短縮できることにあります。人事評価には、目標設定→目標承認→中間面談→自己評価→1次評価→2次評価→評価調整・確定→フィードバック、といった業務プロセスが発生し、さらに途中、目標の修正などのようなイレギュラーな作業も発生します。

さらに、人事担当者は人事評価点数の集計作業などにも多くの時間を要することになりますが、人事評価システムを活用することで、これらの業務を一気に短縮することができます。制度の内容にもよりますが、これまでの人事評価に要していた時間を最大80％削減することも可能です。

 

（２）人事評価スケジュールの遵守

人事担当者の悩みは、スケジュールどおりに提出されない一方で最終の期日が決まっていることで業務が逼迫することではないでしょうか。

人事評価システムを活用すると、プロセスの進捗状況がすべて見える化でき、進捗が遅れている評価者へ事前連絡したり、提出期限を過ぎた社員に対して一斉に催促メールをすることもできますので、人事評価の進捗管理のストレスが一気に軽減できます。

 

（３）いつでもどこでも人事評価ができる

人事評価システムはクラウドで運用していることから、パソコンやスマートフォンがあれば、いつでも・どこでも人事評価システムにアクセスすることができます。したがって、テレワーク中に自己評価したり、評価者が自宅で集中して評価調整することも可能です。

 

（４）過去の評価結果もデータ化できる

足元の評価を行うにあたり、過去の結果を振り返ったり、新任の管理職が人事評価を実施する際に、前評価者の評価結果を参考にすることもあるのでないでしょうか。システムには過去の人事評価のデータ（点数・コメント等）が保存されているので、いつでも過去のデータを確認することができます。

実際に、紙で保管している人事評価シートを確認しながら、当期の人事評価を実施している評価者の悩みを聞いたこともあり、評価者からの要望により、人事評価システムを導入するケースもあります。

 

（５）人事評価に対する社員の納得度が上がる

人事評価システムにより、評価者・被評価者の評価点数やコメントを閲覧できることから（閲覧内容・範囲は個別設定できます）評価に対する透明性を高めることができます。

例えば、評価結果のフィードバックにあたり、評価者は、評価決定までのプロセスを確認することで、より具体的なフィードバックができますし、被評価者もフィードバックの具体的な内容をいつでも確認し、自身を振り返ることができるなど、人事評価の納得度や質を高めることにもつながります。

 

このように中小企業においては、人事評価システムを活用する多くのメリットがありますので、人事評価制度の運用・質についてお悩みの経営者・人事責任者の皆さんは、是非、検討してみてください。